Ürituse ja e-poe turunduse automaatika tarkvara ja teenus

Automatiseeri klientide ja raha kogumine. Halda kliente, tooteid, arveid ja veebilehti. Automatiseeri ja süstematiseeri kontakti andmete rikastamine, õigeaegselt õige sisuga kirjade saatmine, et luua rohkem aega ja raha turundajale.

Proovi tasuta
browser
tablet
mobilemobilemobile

Sündmuse korralduslikust poolest ka natuke.
Milliseid riske aitab Mailbow Events hallata ja kuidas?

17.09.2018

Erinevatel üritustel ja sündmustel, kus Mailbow Events tiimil on tulnud osaleda, oleme märganud erinevaid momente sujuvates ja mitte nii väga sündmustel, mida tahaks jagada, et tulevikus saaks kõik üritused veelgi paremad. Vabandus, et "vot ei kujutanud ette..." ei ole lugupeetud ettevõtete argumentatsioonis kuigi veenvad. Oma klientide ja lugematute külastatud konverentside, messide ja sündmuste ajel sai loodud Mailbow Events ärisuund, mis aitab maandad järgnevaid riske.

 

Mks on vaja külastajate saabumist tuvastada?

Mailbow Events pakub 2 lahendust, kuidas saabumisel inimesi tuvastada saab:
1) registreerimisel saadetakse osalejale email QR koodiga, millega teda saabumisel tuvastatakse.
2) saabumisel on korraldajatel käes nimekiri, milles märgitakse külaline saabunuks käsitsi nime küsides.


Mida see annab?

  • Et järgmisel päeval teada ja mitte arvata, kui palju üldse inimesi osales.
  • Et korraldaja saaks hoida sündmuste kulgemisel pulssi.
  • Et korraldajal oleks õiged andmed saabujate ja mittesaabujate osas olemas.
  • Et saaks tervitada külalisi ja teavitada kohaolijaid uuest saabujast Welcome ekraani abil.
  • Et saaks saata külastajatele meeldetuletuse / tänu osalemast emaile/SMSe ja kiusukirju mitteosalejatele, et "vaat, millest ilma jäid - tule järgmine aasta!".


 Mida see röövib korraldajalt ja külastajalt?

  • Korraldaja peab selle läbi mõtlema ja protsessidesse sisse arvestama, sest see on sündmuse MÕÕDETAV ALGUS.
  • Welcome ekraanide korral peab olema suured ekraanid, kaasaegseid veebilehitsejaid toetavad arvutid ning püsiv interneti ühendus.
  • Külastaja peab kaasa võtma kutse elektrooniliselt telefonis või paberil väljatrükituna.

Miks kasutada Welcome ekraane?

  • Sest need on informatiivsed saalisolijatele, kes näevad vanu või uusi tuttavaid.
  • Sest see on meeldiv saabujale - sest sinna saab lisada tekste ja tiitleid vms, mis on seotud just selle külalisega.
  • Sest liikuvad pildid ja taustavideod on ägedad asjad vaadata ootamise ajal, kui sündmus pole veel alanud.
  • Sest see on kontroll korraldajale.

Miks teha kaelakaarte? Mida see annab?

  • Kaelakaart on vajalik/mõistlik - kui sündmuse ajal toimub veel teisigi tegevusi, kus külastajat on vaja mõõta.
    • Näiteks seminarid/koolitused messi ajal
    • Näiteks messibokside külastus
    • Näiteks toitlustuse lubamine
    • Näiteks toitlustuse lubamine alles loetud messibokside külastuse järel
  • Kaelakaart võimaldab esiküljele trükkida osaleja nime ja ettevõtte ning teda tuvastada võimaldava QR koodi.
  • Kaelakaardi tagaküljele saab trükkida sündmuse ajakava.
  • Sobivat värvi kaelapaeltele saab trükkida sponsorite logod.
  • Kaelapaela pikkus on soovitav teha +10cm, sest vanematel inimestel on nägemisega juba kehvasti.
  • Kaelakaartide tagaküljele trükitud materjal peaks olema vertikaalselt peegelpildis - et selle kandjal oleks mugavam lugeda.
  • Kaelakaart kannab endas ettevõtte brändingut ja on vaieldamatult soliidsem kui paberlie või kangale trükitud nimesildid.
  • Ürituse kohta saab luua EVENTi ja seal kuvada kõikide kontrollpunktide läbikäidavust ja seda ka visualiseerida.

Miks registreerida sööki ja jooki? Mida see annab?

  • Kogemuste kogumine, kui palju mida järgmiseks sündmuseks planeerida.
  • Kulude kokkuhoid - cateringid pidid tekitama "suuremaid arveid" ja optimeerima kulusid, kui nende tegevust ei mõõdeta (korraldajad räägivad).
  • Kulude kontroll - kui on tasuta ja tasulised söögid/joogid, saab nii lugeda, et keegi asjata üle ei tarbiks.

Miks tuleb enne sündmust teha plaan ja protsessid ning coachida osalejad/korraldajad?

Eesti keeles on sõna üritus ja sündmus, mida korraldajad ettevaatlikult sätivad, sest keegi ei taha üritada, ikka ära tahaks teha. Aga alati see nii ei lahene ja selleks on mõned kogemused professionaaldelt, meie enda kurvad ja rõõmsad kogemused ja mõtted tulevastele korraldajatele, kes ei palka professionaale endale abiks.

  • Et vältida olukorda, kus allhankija ei osanud planeerida tegevustele kuluvat aega.
  • Et vältida olukorda, kus midagi jääb tegemata, sest allhankija ei olnud selleks varunud vahendeid või aega.
  • Et vältida üllatusi hetkedel, mil neid vaja ei ole.
  • Kogu sündmuse plaani kirjeldamine ja selle info jagamine allhankijatele on edukuse seisukohast kriitilise tähendusega.
  • Ülesanded tuleks kirjeldada ja võimalusel visualiseerida võimalikult lihtsalt, ent piisavalt detailselt.
  • Igalt allhankijalt tuleks saada kinnitus, kas ta saab aru oma rollist, ülesannetest, asukohtadest, koostööst ja ajakavast.
  • Varu aega, et teha 1 väike kohvipaus enne algust.

Millal on kaelakaarte vaja ja millal mitte?

Kui sündmus on tasuta ja osalemise kinnitamine ning kohaletulek ei ole kuidagi erladi premeeritud, siis on suur tõenäosus, et kaelakaartide väljatrükk seotud asjata kuludega, kuna inimesed lihtsalt ei tule kohale. Siis on soovitatav trükkida kaelakaardid või vähemalt teostada nende markeerimine kohapeal. Jah, see võtab pisut enam aega, kuid säästab asjata kuludest.

Kui sündmus on tasuline ja piletid pigem kallid, osalejate arv on kuni mõnisada, siis soovitame kaelakaardid ette ära trükkida ning laudadele laiali laotada, kust on neid mugav ja mõnus võtta. Piir jookseb kuskil 500 kaardi juurest, alates millest ei ole see enam soovitatavm, sest laud saab olema päris suur ja kaelakaardi otsimisele kuluv aeg on suurem kleepsu trükkimise ajast.

Kui sündmus on tasuline ja piletid pigem kallid, osalejate arv on mõni tuhat, siis soovitame kaelakaarte mitte trükkida ning laudadele laotada. Sealt õige kaardi leidmise ajakulu on suurem kui kaelakaardi otsimisele kuluv aeg.

Miks tuleb osalejate andmeid töödelda ühes süsteemis ja ühe rutiini järgi AINULT?

  • Sest hoolimata pingutustest jäävad kõik inimesteks ja ülekoormusel kipuvad asjad meelest minema.
  • ...või võtavadl liiga kaua aega ja neid lihtsalt ei tehta.
  • Kui andmed on kogutud ühte formaati, on nende töötlemise kulu kordi väiksem, sest töödeldakse üks kord.
  • Kui faile on mitmeid, mitmekordistub töökulu.
  • Kui formaate on eri failides erinevaid, siis mitmekordistub töökulu.
  • Kui edastatakse sama faili uuendatud versiooni, siis mitmekordistub töökulu ja kaob üldse järg, mis on õige või vale.
  • Andmetöötleja õudusunenägu on samade nimedega failid, milles on osaliselt muututnud info - sest osa andmeid on tal juba valmis tehtud õigesse formaati ja nüüd tuleb hakata eristama, mis on õige või vale või mis on puudu või olemas. Ja see käib ilma protsessita üle jõu igal normaalsel inimesel.

Andmetöötleja helesinine unistus on, et andme osalejate kohta oleksid süsteemis 2 tööpäeva varem enne sündmuse algust.
See võimaldab trükkida kaelakaardid õigeaegselt ning toimetada need korraldajale töö ajal.

Miks tuleb kaelakaardid panna alfabeetilisse järjekorda?

Kui inimene otsib midagi, siis nimi peaks olema alfabeetilises järjekorras.
Isegi soovitame eesnime, sest nime küsimine on kiirem kui ettevõtte küsimine ja inimestele meeldib ikka oma nime ütelda.
Tuletame meelde, et kaelakaartide korrektses järjekorras trükkimiseks peab nimekiri olema töödeldud õiges formaadis vähemalt 2 tööpäeva enne sündmuse algust. Muul juhul saab pahatihti aeg otsa ja midagi jääb selle võrra tegemata.

Miks kasutada suurte ekraanide slaidereid

  • Kui on vaja kiirelt lülitada ümber Welcome ekraanidelt ajakava peale.
  • Kui on palju messi bokside kohta käivat infot, mida on vaja reklaamida.
  • Kui pidevalt toimub midagi uut ja olulist, mida om vaja kajastada.

 

Kindlasti on veel kasulikke nõuandeid ja seda postitust me ka jooksvalt täiendame.
Täname ette, kui keegi annab meile midagi uut, mida meil veel kirjas ei ole.

 

Kommenteeri

Lisa uus kommentaar autor, 21.11.2018
0
Facebook login
RSS